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5 Consejos y trucos para usar Word en la empresa

Las funciones prácticas pueden ahorrarle tiempo y dinero

La mayoría de la gente no utiliza todas las funciones integradas en sus aplicaciones de software. Tendemos a señalar las que nos resultan útiles y las damos por terminadas.

Aquí hay cinco características dentro de Microsoft Word, el software de procesamiento de textos de Microsoft Office que utilizo en mi negocio para ahorrar tiempo y dinero.

  1. Cree y diseñe el membrete de su empresa, eligiendo entre una serie de imágenes prediseñadas gratuitas de Microsoft. Algo que toda empresa necesita es un membrete oficial. No tienes que comprarlo. Si sabes el diseño que quieres, puedes crearlo en Microsoft Word y guardarlo como plantilla para usarlo una y otra vez.

    Crear un membrete no tiene por qué ser complicado; puede ser tan sencillo como el nombre de la empresa, la dirección y el número de teléfono. Word ofrece una gran variedad de fuentes y puede variar el tamaño de los tipos.

    Es posible que quiera añadir arte a su membrete. Puede escanear su logotipo y utilizarlo en el membrete. O hay otra opción.

    Microsoft mantiene una enorme colección de imágenes prediseñadas gratuitas. Por ejemplo, si quiere añadir una flor, Microsoft tiene más de 1.000 diseños. La colección de imágenes prediseñadas está disponible para los usuarios registrados de Word. La encontrará en la Galería de Diseño de Microsoft Office Live.

    Microsoft también ofrece plantillas gratuitas para cartas, etiquetas y formularios. Se encuentran en la Galería de plantillas. (La mayoría se ejecuta en Word, aunque algunas requieren otros programas de software. Por ejemplo, las plantillas de gestión de proyectos requieren Microsoft Project 2000 o una versión posterior).

  2. Enviar la misma carta a muchas personas sin dirigirse a cada una por separado. A veces necesitas hacer un lanzamiento publicitario a todos tus clientes. O quieres anunciar un cambio en tu plantilla. Esto puede parecer desalentador, pero no tiene por qué serlo. La herramienta Mail Merge de Word simplifica mucho las cosas.

    Básicamente, Word utiliza una lista de nombres y direcciones de una tabla. La tabla puede crearse en Word, en Microsoft Access o incluso en Microsoft Outlook. Todos forman parte de Microsoft Office.

    Obviamente, esto funciona mejor con la planificación. Usted probablemente necesitará una base de datos y Access es la mejor manera de hacerlo. Pero la curva de aprendizaje aquí es mucho más empinada que poner todo en Excel (también parte de Microsoft Office). Usaré Excel como ejemplo pero ten en cuenta que tienes más opciones.

    Comienza este proceso con tu carta. La misma carta va para todos, no puedes hacer mucha personalización. Cuando escribas la carta, deja espacio para la dirección de la persona y el saludo.

    Al configurar Excel, obviamente necesitas el nombre y la dirección de la persona. También necesitarás un campo de saludo. Si Rocky Jones es una de las personas que recibe la carta, puede querer que el saludo sea Estimado Rocky. Si su relación con el Dr. Rocky Jones es más formal, el saludo podría ser Estimado Dr. Jones. Así que los nombres de la columna Saludo serían “Rocky” o “Dr. Jones”.

    A continuación, abra su carta. Haga clic en Herramientas > Cartas y envíos > Combinación de correspondencia. Siga las indicaciones del asistente en la parte derecha de la pantalla. Para seleccionar los destinatarios de sus cartas navegue hasta su lista de contactos en Excel, Outlook u otra base de datos.

    Además de las cartas, puedes dirigir sobres y etiquetas con Mail Merge. Puede hacer la vida mucho más fácil.

  3. Añadir una marca de agua a un documento para que todos sepan que es un borrador. Si está haciendo circular una propuesta entre su personal, no querrá que se confunda con el producto final. Una buena forma de evitarlo es una marca de agua que diga “Borrador”, “Confidencial”, “Muestra” o cualquier otra cosa que desee.

    Una marca de agua es claramente visible en el documento, pero no daña la legibilidad de la escritura. Incluso puede establecerla en una variedad de colores.

    También puede utilizar una imagen para una marca de agua. Suponga que tiene una tienda de flores. Puede utilizar un dibujo o una imagen de una flor que aparecerá en todo lo que imprima. Qué bonito es eso?

    Para utilizar la marca de agua, haga clic en Formato > Fondo > Marca de agua impresa. Haz tus selecciones y haz clic en Aceptar. Si espera utilizar una marca de agua con regularidad, cree una plantilla (consulte el número 1 anterior).

    Recuerde que hay una línea muy fina entre lo genial y lo irritante. Si la gente tiene que esforzarse por leer el documento debido a la marca de agua, es posible que desista. Asegúrese de que tiene seleccionada la opción “semitransparente” o “washout”.

  4. Mantenga un ojo en los cambios que la gente está haciendo en los documentos. Cuando le devuelven un plan de ventas u otro documento, a veces es difícil ver los cambios realizados por otros. Word tiene una forma sencilla de mostrárselos.

    Estas son las instrucciones para Word 2002/2003: Primero, abra el documento de Word más reciente. Haga clic en Herramientas > Comparar y combinar documentos. Busque el documento original de Word. Haga clic en él una vez para resaltarlo. En la esquina inferior derecha, haga clic en el cuadro desplegable y seleccione “Combinar en el documento actual.”

    Para Word 97/2000: Haga clic en Herramientas. Vaya a Seguimiento de cambios. Haga clic en Comparar documento. Busque el documento original de Word y haga clic en él una vez para que quede resaltado. Haga clic en Abrir.

    A veces, el desarrollo de un documento es tan arduo que perdemos de vista lo que estamos tratando de hacer. Mirar hacia atrás en las versiones anteriores puede ayudar.

    Eso es fácil de hacer en Word. Haga clic en Archivo > Versiones. Seleccione “Guardar automáticamente una versión al cerrar”. Cada vez que cierre el documento, esa versión se guardará.

    Cuando quiera consultar una versión antigua, siga el mismo camino. Todas las versiones aparecerán en el cuadro. La más reciente estará en la parte superior. Resalte la versión que desee y haga clic en Abrir.

    Puede desactivar esta función de “versionado” quitando la marca de verificación de “Guardar automáticamente una versión al cerrar”. O bien, puede eliminar versiones individuales. Sólo tienes que resaltar las que quieras tirar y hacer clic en Eliminar.

  5. Utiliza un acceso directo para muchas de tus tareas. Para algunas tareas, puedo trabajar más rápido usando el teclado que el ratón. Probablemente conozca los estándares: Ctrl+C para copiar, Ctrl+V para pegar, Ctrl+Z para deshacer, Ctrl+A para seleccionar todo y Ctrl+P para imprimir. Pero aquí tienes una lista de otros atajos que te pueden resultar útiles al utilizar Word.

 

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