Trucos de Productividad 

Pasar la jornada laboral puede ser un desafío. A veces puede parecer que no hay suficiente tiempo para terminar todo lo que necesita hacer en un día. Para algunas personas, ser productivos y hacer más cosas les resulta natural. Para otros, es una habilidad que debe practicarse todos los días hasta que puedan encontrar el mejor método para mejorar la productividad que funcione mejor para ellos.

Las personas que logran lograr más logros todos los días no son sobrehumanas, sino que han podido dominar algunos hábitos simples que les han proporcionado un impulso en la productividad. La buena noticia es que cualquiera puede mejorar su productividad con las técnicas y estrategias adecuadas. De hecho, puedes salir del trabajo sintiéndote más satisfecho y realizado con lo que has logrado. Todo lo que necesita son algunos trucos de productividad para ayudarlo a llegar allí.

Si bien probablemente conozca algunos consejos para mejorar su productividad, como mantener su escritorio organizado y dormir ocho horas por noche, hay muchas otras cosas que puede hacer para garantizar un aumento en su productividad diaria. Aquí hay cinco trucos de productividad que pueden ayudarlo a hacer más en menos tiempo.

Implementar la Técnica Pomodoro

La Técnica Pomodoro ayuda a entrenar su cerebro para que se concentre por períodos cortos y lo ayuda a mantenerse al tanto de los plazos e incluso puede mejorar su capacidad de atención y concentración. La metodología de esta técnica es sencilla cuando te enfrentas a una tarea o serie de funciones de gran envergadura, se descompone el trabajo en intervalos cortos, cronometrados, llamados Pomodoros, que se espacian con breves descansos. Es un sistema cíclico en el que trabaja en períodos breves, lo que garantiza que siga siendo productivo mientras toma descansos breves que ayudan a reforzar su motivación y lo ayudan a mantenerse creativo.

La Técnica Pomodoro es probablemente una de las técnicas más sencillas de implementar porque todo lo que necesita es un temporizador. Más allá de eso, no necesita usar aplicaciones, herramientas o libros únicos. Aquí le mostramos cómo comenzar a usar la Técnica Pomodoro para aumentar su productividad.

1. Elija una tarea que desee completar.
2. Configure su temporizador para 25 minutos.
3. Trabaje en la tarea hasta que expire el tiempo, luego ponga una marca en una hoja de papel.
4. Tómese un breve descanso, normalmente de unos 5 minutos.
5. Después de su descanso, configure el temporizador en 25 minutos y comience el proceso nuevamente.
6. Después de su cuarto ciclo, tómese un descanso más prolongado, generalmente alrededor de 25 minutos.
7. Vuelva a iniciar el proceso.

Completar el proceso varias veces a lo largo de su jornada laboral lo ayudará a lograr más. Es fundamental entender que un Pomodoro es una unidad de trabajo que no se puede dividir. Eso significa que si se distrae durante su sesión de trabajo de 25 minutos, debe finalizar el Pomodoro temprano y reiniciarlo más tarde, o debe posponer la distracción para más tarde.

 Utilizar la Ley de Parkinson

El célebre historiador y autor británico afirmó, en 1995, que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización. En el ámbito de la productividad, esto se conoce como la Ley de Parkinson. Parkinson había trabajado en el Servicio Civil Británico y vio de primera mano cómo funciona la burocracia. La burocracia es en sí misma un subproducto de nuestra cultura, gracias a la creencia limitante de que pasar más tiempo trabajando es de alguna manera mejor que trabajar de manera más inteligente y rápida.

Cuando se trata de la Ley de Parkinson, significa que si te das una semana para terminar una tarea de dos horas, la tarea aumentará en complejidad y se volverá aún más abrumadora para completar la semana. Es posible que ni siquiera tome una semana para completar el trabajo, pero el tiempo extra se llenará de más estrés y tensión por tener que completarlo. Cuando puede asignar la cantidad correcta de tiempo a sus tareas, puede recuperar más tiempo y, en última instancia, la tarea se reducirá en complejidad.

Una forma de utilizar la Ley de Parkinson para mejorar su productividad se conoce como correr contra el reloj. A implementar esta idea en su jornada laboral, debe hacer una lista de las tareas que debe completar. Divide las tareas por la cantidad de tiempo que te llevará lograrlas. Luego, tómese la mitad de ese tiempo para completar cada tarea. Para que esto funcione, debe ver que cumplir la tarea en el tiempo dado es crucial.

Debe tratar cada uno de estos límites de tiempo como cualquiera de sus otros plazos. Parte de revertir el pensamiento de que tienes que trabajar más duro, no más inteligentemente, es ver los plazos que te fijas como inquebrantables, al igual que los plazos que fijan tu jefe o tus clientes.

Cuando implemente esta técnica por primera vez, será parcialmente un ejercicio para averiguar qué tan precisos son sus proyectos o las tareas en su lista. Algunas de sus proyecciones de tiempo serán precisas y no podrá ganarle al reloj cuando reduzca la asignación de tiempo a la mitad, por lo que deberá experimentar con diferentes tiempos hasta que encuentre algo que funcione.

La regla de los cinco minutos para vencer la procrastinación

Uno de los mayores obstáculos para nuestra productividad es nuestra capacidad innata para procrastinar. La mayoría de las personas tienden a posponer las cosas al comienzo de un proyecto por miedo o incertidumbre y, a veces, es una combinación de ambos. Para superar el comienzo poco claro o desalentador de nuestros proyectos de trabajo es darse una regla de cinco minutos para empezar. Entonces, ¿cómo funciona la regla de los cinco minutos?

Como se dijo antes, la mayor parte de la procrastinación es causada por el miedo o la incertidumbre. Aunque estés motivado para terminar una tarea, el miedo al fracaso, la crítica o el estrés, acaba por enfrentarnos a nosotros mismos. Si bien es posible que queramos completar el proyecto, tampoco desea que su miedo se convierta en realidad. Este conflicto hace que parezca imprudente o imposible avanzar en el cumplimiento de la tarea. Esto explica por qué a menudo tendemos a procrastinar incluso cuando no tiene ningún sentido.

La regla de los cinco minutos funciona para reducir esa inhibición y nos adormece con la idea de que podemos sumergir rápidamente los dedos de los pies en un proyecto sin ataduras. Esto le permite reconsiderar su compromiso con una tarea después de los primeros cinco minutos de trabajo. Esto, a su vez, puede aumentar su sensación de tener el control y brindarle la capacidad de tomar una decisión autónoma, en lugar de sentirse obligado a hacer algo que no quiere hacer.

Esta táctica también reducirá lo que los psicólogos llaman el costo de una actividad. Esto incluye el costo emocional, los costos de oportunidad y los costos de esfuerzo. Nuestra motivación para participar en la acción, después de haber trabajado en ella durante cinco minutos, aumenta mientras que nuestros costos disminuyen.

Sin embargo, la verdadera intriga de la regla es por qué continuamos trabajando después de que haya expirado el tiempo asignado, una vez que comenzamos a trabajar. Esto se debe en parte a que nuestras expectativas sobre cómo te sentirás durante una actividad son imprecisas. Una vez que ha comenzado una tarea, a menudo termina con una actitud más positiva sobre la tarea en cuestión. Por lo tanto, si sufre de procrastinación, simplemente comience una tarea y trabaje en ella durante cinco minutos y verá qué tan rápido crea un impulso en su productividad.

Aplicar la Regla 80/20

Vilfredo Pareto desarrolló originalmente el Principio de Pareto o la Regla 80/20. Como economista italiano, determinó que el 80 por ciento de la riqueza mundial pertenece al 20 por ciento de la población, mientras que el 20 por ciento restante pertenece al 80 por ciento de la población. Esta regla no solo se aplica a la economía, sino que también se puede usar en otros aspectos de su vida, incluida su productividad o la falta de ella.La regla 80/20 establece que el 80 por ciento de sus resultados proviene de solo el 20 por ciento de sus esfuerzos. Esto no significa que solo debe ir al trabajo un día a la semana y darle una oportunidad del 20 por ciento y luego irse.

La regla 80/20 no tiene nada que ver con el tiempo. En cambio, sugiere que debe concentrar sus esfuerzos y trabajar más duro en las áreas que más importan, al tiempo que acepta que está bien dejar pasar las cosas más pequeñas de vez en cuando.Puede aplicar el Principio de Pareto a todos los aspectos de su vida y aumentar drásticamente su productividad. Cuando se trata de usar este principio en su lista de tareas diarias, desea abordar primero dos o tres de sus proyectos, compromisos o tareas más importantes.

En lugar de gastar su tiempo en las tareas más pequeñas y triviales, debe usar su energía y tiempo para completar los elementos más importantes de su lista de tareas pendientes. Tómese el tiempo para priorizarlas y reconozca que lo está haciendo porque es muy probable que esas tareas le proporcionen el 80 por ciento de lo que desea.Puede llevarlo aún más lejos para aumentar aún más su productividad. La regla 80/20 establece que cuando trabajas durante mucho tiempo en una tarea, lo más probable es que alcances la mayoría de tu objetivo después de gastar el 20 por ciento de tu esfuerzo. Este no significa que solo deba dedicar 20 minutos a una tarea y luego terminar el día. Por ejemplo, si es un escritor independiente, puede dividir el proceso de redacción de un artículo en cinco pasos individuales.

1. Redactar el borrador.

2. Busque errores gramaticales.

3. Encuentra una imagen para el artículo.

5. Formatéelo correctamente para la web.
6. Establezca una fecha para publicar.

La Regla 80/20 establece que obtendrá la mayoría de sus resultados del 20 por ciento de su esfuerzo. Lo más probable es que escribir el borrador le proporcione el rendimiento más significativo de su esfuerzo. Esto significa que los detalles más pequeños de la tarea solo representarán el 20 por ciento de su resultado, lo que significa que si bien son esenciales, no debe estresarse ni perder el tiempo preocupándose por ellos.

Cuando enfoca sus esfuerzos en las tareas que le darán el rendimiento más sustancial, puede aumentar su productividad y hacer más en menos tiempo.

Detener la multitarea

Si bien la multitarea parece una buena manera de hacer más en menos tiempo, es algo que en realidad puede acabar con su productividad. Cuando realiza múltiples tareas, puede creer que está logrando mucho a la vez, pero la investigación ha demostrado que nuestros cerebros no son tan buenos para manejar múltiples tareas como pensamos. Estudios recientes han demostrado que la multitarea en realidad puede reducir su productividad hasta en un 40 por ciento.

Entonces, ¿qué es lo que hace que la multitarea sea tan perjudicial para su productividad? Si bien puede parecer que está logrando mucho al mismo tiempo, lo que realmente sucede es que está cambiando rápidamente su atención y enfoque de una tarea a la siguiente. Cuando cambia rápidamente de una cosa a otra, puede hacer que sea extremadamente difícil para su cerebro desconectarse de las distracciones a su alrededor y puede causar bloqueos mentales que ralentizan su progreso.

Investigaciones recientes han demostrado que cuando cambia de una tarea a la siguiente, su productividad sufre un duro golpe porque su cerebro tiene que cambiar y reenfocarse continuamente, lo que lleva un tiempo precioso. Lo que es peor es que cuanto más compleja es la tarea, más tiempo pierde cuando intenta realizar múltiples tareas. Entonces, si desea aumentar su productividad, debe dejar de realizar múltiples tareas y comenzar a enfocar su atención y energía en completar una sola tarea a la vez.

Conclusión

Mejorar su productividad no es una tarea difícil de lograr. Todo lo que se necesita es crear los hábitos correctos que le permitirán hacer más en menos tiempo. Estos cinco trucos de productividad son fáciles de implementar en su rutina diaria y lo ayudarán a mejorar su productividad de manera espectacular.

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