Vendiste toda la semana, la caja se ve llena… y aun así no te alcanza para surtir. ¿Te ha pasado? Casi nunca es mala suerte. Lo más común es que estemos viendo un solo número (el dinero en la caja) cuando en realidad hay tres que importan: ganancia, flujo de caja e inventario.
En este artículo hacemos la cuenta con un ejemplo sencillo. Las cifras están en $ de tu moneda y son inventadas: sirven para entender el método, no son precios reales.
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El problema: el dinero de la caja no es todo ganancia
Cuando abres la caja al final del día, ese dinero ya tiene dueño. Una parte tiene que regresar a comprar mercancía. Otra se va en gastos: transporte, bolsas, comisiones de la terminal, renta del puesto. Y otra parte ni siquiera está en la caja: está guardada en productos que todavía no vendes.
Si mezclas todo eso, nunca sabes si de verdad estás ganando. Puedes tener un mes con buenas ventas y quedarte sin efectivo, o un mes con poco dinero en la mano y, aun así, haber ganado.
El ejemplo paso a paso
- Compras 10 piezas a $5 cada una. Pagas $50.
- Vendes 4 piezas a $12. Entran $48.
- Una pieza se daña y ya no se puede vender. Eso es merma: $5 perdidos.
- Pagas $10 de transporte.
Número 1: la ganancia
La ganancia no se calcula con todo lo que compraste, sino con lo que costó lo que vendiste. Vendiste 4 piezas que te costaron $5 cada una: el costo de lo vendido es $20.
Ganancia = ventas − costo de lo vendido − merma − gastos
$48 − $20 − $5 − $10 = $13
Número 2: el flujo de caja
Ahora mira el dinero que de verdad entró y salió. Entraron $48 de las ventas. Salieron $50 por las 10 piezas y $10 de transporte.
Flujo de caja = $48 − $50 − $10 = −$12
¿Cómo que ganaste $13 y tienes $12 menos en la bolsa? Porque pagaste las 10 piezas desde el principio y todavía no las vendes todas.
Número 3: el inventario
Ese dinero no desapareció. De las 10 piezas, vendiste 4 y una se dañó: quedan 5 piezas en el anaquel, que te costaron $5 cada una. Tienes $25 en inventario.
Y aquí todo cuadra: −$12 de caja + $25 en inventario = $13 de ganancia. La ganancia existe, pero una parte está convertida en mercancía.
El error de muchos negocios
Muchos negocios sí ganan, pero se quedan sin efectivo. Las dos causas más comunes:
- Compran de más. Cada pieza extra en el anaquel es dinero que no puedes usar para pagar renta, proveedores o tu propio sueldo.
- Venden lento. Si un producto tarda meses en salir, inmoviliza dinero y además corre el riesgo de dañarse, caducar o pasar de moda (más merma).
El error contrario también existe: ver poco dinero en la caja y pensar que el negocio no sirve, cuando en realidad la ganancia está en mercancía que se va a vender. Por eso hay que ver los tres números juntos.
Hazlo gratis con Mi negocio en números
Para no hacer estas cuentas a mano, creamos Mi negocio en números, una herramienta gratuita que funciona en el celular o en la computadora, sin instalar nada. Tus datos se quedan en tu navegador: no nos llegan a nosotros.
Solo registras cuatro cosas: tus productos, lo que compras, lo que vendes y lo que se te echa a perder (además de tus gastos). La herramienta te muestra la ganancia, el flujo de caja y el inventario en tarjetas.
Cómo empezar
- Empieza hoy con lo que tienes en el anaquel. No tienes que capturar el pasado.
- Registra cada compra y cada venta el mismo día. Si lo dejas para el fin de semana, se te olvidan cosas.
- Una vez a la semana, revisa las tarjetas y descarga tu respaldo.
En un mes vas a saber qué producto te deja más y cuál solo te ocupa espacio.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no cuento como costo todo lo que compré?
Porque lo que no has vendido sigue siendo tuyo: es inventario. Solo se convierte en costo cuando se vende (o en merma si se pierde). Si restas todas las compras, el mes en que surtes mucho parecerá una pérdida aunque no lo sea.
¿El flujo de caja negativo es malo?
No siempre. Es normal cuando acabas de surtir. Se vuelve un problema cuando se repite mes tras mes y el inventario no deja de crecer: señal de que compras de más o vendes lento.
¿La herramienta calcula impuestos?
No. Es una herramienta educativa para entender tus números. Para impuestos y obligaciones fiscales de tu país, consulta a un contador.
¿Qué vendes y qué es lo que más se te complica para llevar las cuentas? Cuéntanos en los comentarios del video. Y si quieres más herramientas como esta, únete a nuestro canal de WhatsApp.
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